Meningkatkan Produktifitas di Bisnis, bag 1

Banyak dari kasus saya melakukan coaching ke clients, tidak selalu persoalan yang dialami mereka adalah uang, banyak juga yang problemnya adalah waktu. Ada klien saya yang punya 3 restoran yang sukses di daerah Jabodetabek , hanya saya mereka sekeluarga harus bekerja sampai 100 jam perminggu.

Bisnis ini adalah bisnis turunan dari sang ayah yang mulai merintis dari nol di era tahun 80an. Bisnis mereka sukses dan sudah mulai memiliki pelanggan setia. Omzet pun cukup besar dan profit margin sekitar 40%. Hanya mereka tidak punya personal dan social life.

Hidup mereka habis di restoran. Mereka mengeluh. Dalam mengaddress problem ini, saya sadari bahwa mereka telah mengikuti belief system ayah mereka dimana bahwa untuk restoran bisa untung dan berjalan baik ya harus di tunggui terus karena bila ditinggal, profitnya bisa turun tajam.

Pada saat saya mengoaching mereka, yang saya lakukan adalah melakukan beberapa pertanyaan untuk mereka mengeksplorasi belief system mereka tentang bagaimana yang ideal menjalankan bisnis. Yang mereka discover bahwa yang telah mereka jalankan selama 6 tahun adalah keyakinan ayah mereka yang sebenarnya bertantentangan dengan kemauan dan keyakinan mereka.

Mereka merasa bahwa bisnis mereka adalah pekerjaan dan bila mereka berhenti bekerja maka berhentilah bisnis mereka. Yang mereka inginkan adalah bisnis mereka menjadi badan usaha yang untung dan bisa jalan tanpa mereka. Karena mereka ingin bisa punya waktu luang lagi untuk keluarga dan mengeksplorasi bisnis-bisnis lain.
Jadi setelah mereka setuju untuk memilih yang mereka mau, saya mulai menanyakan mereka tentang produktifitas dari pekerjaan mereka yang memakan 100jam per minggu itu.

Saya bertanya, berapa gaji mereka 1 bulan, take home income yang mereka bawa pulang sebulannya? Setelah merea menjawab, saya bertanya, berapa honor mereka per jamnya bila gaji satu bulan itu dibagi 400 jam/bulan (mereka bekerja 100 jam per minggu). Setelah mereka hitung, mereka sangat tidak suka dengan angka itu.

Dari sini baru saya kemudian bertanya lagi, berapa honor per jam yang mereka inginkan? Setelah mereka tentukan, baru kemudian kita hitung, berapa jam waktu bekerja yang diinginkan dalam 1 minggu dan 1 bulannya?

Dari sini, saya memberikan PR kepada mereka, PRnya adalah memilah -milah pekerjaan mereka yang memakan waktu 100 jam per minggu itu ke 2 kategori:
1. Kategori aktifitas yang Not Urgent Not important (tidak mendesak dan tidak penting): Aktifitas ini seperti browsing internet, main facebook, dan banyak lagi kegiatan yang tidak penting dan tidak mendesak.

2. Kategori aktifitas Urgent dan Not important (mendesak tapi tidak penting). Aktifitas ini adalah semua aktifitas yang sepertinya mendesak padahal tidak ada hubungannya dengan bisnis dalam memberikan hasil, contohnya harus melayani salesmen dari luar pada saat anda sibuk bekerja.

3. Kategori aktifitas urgent dan important (penting dan mendesak). Ini adalah pekerjaan seperti mengejar deadline dan suatu emergency yang harus dilakukan saat itu juga.

4. Yang terakhir adalah aktifitas important dan not urgent (penting dan tidak mendesak). Hal ini adalah seperti strategic planning, target marketing, pembuatan sistim, bisnis plan, bisnis coaching, dll.

Tanyalah pada diri anda, dari teori Paretto 80/20, aktifitas 80% anda ada di nomer berapa di atas: 1,2,3 atau 4? Bila ingin produktif, bagaimana supaya 80% waktu saya dialokasikan di aktifitas yang important dan not urgent agar kegiatan bisnis anda produktif.

Nah sekarang buatlah list anda sendiri, mana yang kategori no 1,2,3 dan 4.