Menindak lanjuti artikel terakhir tentang bagaimana cara menaikkan produktifitas, Step berikutnya yang biasa dilakukan di coaching adalah bagaimana membagi pekerjaan dan melakukan delegasi pekerjaan agar bisnis kita bisa berjalan baik tanpa kita.
Biasanya yang dilakukan pertama adalah menggunakan hukum Paretto 80/20, dimana 80% aktifitas kita di bisnis adalah aktifitas yang rutin dan 20% nya adalah aktifitas tidak rutin.
Setelah mengetahui mana yang rutin, baru disini si pemilik bisnis mulai melihat aktifitas tersebut, aktifitas mana yang dia mau delegasikan ke orang lain. Tentunya aktifitas ini harus dilihat juga dari sisi SWOT si owner itu tersebut. SWOT adalah cara menganalisa diri sendiri dengan mencari Strength, Weaknesses, Opportunities dan Theats dari bisnis kita dan juga kita sebagai owner.
Goalnya disini adalah untuk fokus pada strength dan mencari opportunities apa saja yang bisa didapat dari strength kita ini. Dan dengan Weaknesses kita, kita juga harus tahu Threats/Ancaman apa yang bisa terjadi dengan adanya Weaknesses ini. Untuk meminimilisasi ancaman, kiranya carai tahu pihak ke 3 siapa yang bisa mengatasi ancaman-ancaman itu bila terjadi.
Sebagai contoh adalah klien saya yang memiliki 3 restaurant. Yang menjalankan restaurant ini adalah 3 laki-laki dan 1 perempuan. Setelah menuliskan SWOT mereka, yang dilakukan selanjutnya adalah menciptakan organizational chart /bagan organisasi perusahaan. Disini secara generik, dibikin kotak Shareholder yang dibawahnya adalah kotak General Manager.
Dimana General Manager ini mengepalai beberapa kotak seperti kotak Marketing, Sales, Operation, Finance dan HRD. Dari sini, lalu saya meminta mereka untuk menuliskan apa saja job deskripsi pekerjaan setiap departemen dan hasil apa saja yang ingin dilihat di setiap departemen. Setelah dikerjakan, pertanyaan berikutnya adalah kira-kira sifat-sifat apa sajayang dibutuhkan oleh orang yang mengepalai departemen itu agar pekerjaan di departemen tersebut bisa berjalan dengan baik.
Setelah mereka melakukannya sebagain PR dari coaching session, saya juga menerangkan dan meminta mereka untuk mengambil test psikologi DISC. DISC adalah teknik psikologi untuk mengetahui sifat natural seseorang. "D" adalah orang yang bersifat tegas dan berani menghadapi tantangan, biasanya orang ini tidak begitu suka bergaul kecuali ada sesuatu yang dia inginkan dari pergaulan itu. Orang ini lebih task oriented dibanding people oriented." I" adalah tipe orang yang suka bergaul dan bisa dipercaya, dia lebih people oriented dibanding task oriented. Orang ini biasanya suka sungkan karena pertemanan adalah hal yang penting baginya.
"S" adalah tipe orang yang supportif. Dia suka bergaul tapi rada pemalu dan pasif. Dia sangat baik dalam mengikuti peraturan dan menyelesaikan tugas. " C " adalah tipe orang yang suka detail dan mengikuti proses. Dia bukan orang yang begitu suka bergaul. Orang ini sangat baik untuk bekerja dibidang research, keuangan dan detil-detil lainnya.
Setelah 4 orang ini mengambil test dan ketahuan sifat2nya, barulah mereka cocokkan sifat mereka ke kotak-kotak tadi seperti, marketing, sales, dll. Di kotak mana mereka cocok bekerja. Jadinya tetap mereka bisa saling menssupport dan pendelegasian mulai berjalan lancar.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar